KVKK aydınlatma metni

1. Veri sorumlusu

Ticari unvan: Letux Pharma İlaç Kimya ve Gıda San. Tic. Ltd. Şti.
Adres: Yalı Mah. Kadir Sk. No:14 HelisMore Residence Kat:31 D:281, Kartal / İstanbul
MERSİS: 0582098492000001
KEP: [email protected]
E-posta: [email protected]

2. İki ayrı ilişki, iki ayrı sıfat

LEXA, Letux'un sunduğu bir yazılım hizmetidir (SaaS). Kanun karşısındaki sıfatımız, verinin kime ait olduğuna göre değişir ve bu ayrım metnin geri kalanını belirler:

• Müşteri firmanın sistemdeki verisi (eczaneler, siparişler, mümessiller, prim ve istihkak kayıtları) için veri sorumlusu müşteri firmadır; Letux bu veriyi yalnızca müşterinin talimatı ve sözleşme kapsamında işleyen veri işleyendir. Bu verilerle ilgili taleplerinizi öncelikle çalıştığınız/ilişkili olduğunuz firmaya iletmelisiniz; firma bize yönlendirdiğinde biz de destek oluruz.
• Bu tanıtım sitesi üzerinden bizimle iletişime geçenler(demo/teklif talebi, e-posta) ve doğrudan Letux ile sözleşme ilişkisindeki kişiler için veri sorumlusu Letux’tır.

3. İşlenen kişisel veriler

a) Sistemi kullanan kişiler (yönetici ve mümessiller)

• Kimlik: ad, soyad
• İletişim: e-posta adresi, telefon numarası
• Hesap: kullanıcı adı, şifrenin geri döndürülemez güvenli özeti (PBKDF2), rol, hesabın aktif olup olmadığı, son giriş zamanı
• Mesleki/mali: kişiye tanımlı istihkak oranı, hesaplanan istihkak ve prim tutarları, sorumlu olunan bölgeler
• İşlem güvenliği: girilen/onaylanan/iptal edilen siparişlerin kim tarafından ve ne zaman yapıldığı (durum değişikliği kaydı), yapay zekâ asistanına sorulan sorular ve bu soruların kim tarafından sorulduğu

b) Eczane kayıtları

Eczane bir işletmedir; ancak kayıtta yer alan bazı alanlar gerçek kişiye aittir:

• Eczane adı, GLN numarası, il, ilçe, bölge, aktiflik
• Eczacının adı ve iletişim bilgisi — serbest metin alanlarıdır ve müşteri firma tarafından doldurulur
• Depo/dağıtıcı kaydındaki iletişim bilgisi

c) Bu siteyi kullananlar

Tanıtım sitesi üçüncü taraf pazarlama çerezi kullanmaz. İletişim formu aracılığıyla paylaşılan bilgiler yalnızca teklif hazırlama ve müşteri iletişimi amacıyla işlenir. Sunucu erişim kayıtları (IP adresi, tarih, istenen adres) teknik güvenlik amacıyla tutulur. Ayrıntı: Çerez politikası.

4. İşleme amaçları

• Yazılım hizmetinin sunulması, kullanıcı hesaplarının oluşturulması ve yetkilendirme
• Sipariş, istihkak ve prim süreçlerinin yürütülmesi ve raporlanması
• Talep hâlinde yapay zekâ asistanı ile soruların yanıtlanması ve rota optimizasyonu
• Bilgi güvenliğinin sağlanması, kötüye kullanımın tespiti, hata teşhisi
• Sözleşmenin kurulması ve ifası, faturalama, iletişim taleplerinin karşılanması
• Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve olası uyuşmazlıklarda delil sağlanması

5. Hukuki sebepler (KVKK m.5)

• m.5/2-c — sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması (hesap açılması, siparişin işlenmesi, prim/istihkak hesabı, faturalama)
• m.5/2-ç — hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi (defter ve belge saklama yükümlülükleri)
• m.5/2-f — meşru menfaat (sistem güvenliği, erişim ve işlem kayıtlarının tutulması, hata takibi)
• m.5/1 — açık rıza: yalnızca yukarıdaki sebeplerin kapsamadığı, ayrıca sorulan hâller için

6. Toplama yöntemi

Veriler; müşteri firmanın yöneticileri ve mümessilleri tarafından uygulamaya girilerek, müşterinin gönderdiği listelerin içe aktarılmasıyla ve sistemin işleyişi sırasında otomatik olarak (işlem kayıtları, sunucu logları) elde edilir.

7. Aktarım ve alt işleyenler

Verileriniz reklam, profilleme veya satış amacıyla üçüncü kişilere aktarılmaz, satılmaz. Hizmetin sunulabilmesi için kullandığımız alt işleyenler şunlardır:

Ayrıca yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına, kanunda öngörülen hâllerde ve sınırlarda aktarım yapılabilir.

8. Yurt dışına aktarım (KVKK m.9)

Yapay zekâ asistanı kullanıldığında, sorunun yanıtlanması için gereken veriler Google Cloud güvenli altyapısına aktarılır. Bu aktarımın detayları şunlardır:

• Ne gider: sorunun metni ve konuşma geçmişi; soruyu soran kullanıcının adı, rolü ve firmanın adı; bulunulan ekran; ve sorunun gerektirdiği operasyonel kayıtlar.
• Ne gitmez: şifreler, hassas kimlik verileri ve eczacı iletişim detayları asistan araçlarına gönderilmez.
• Ne zaman gider: yalnızca yetkilendirilmiş bir kullanıcı asistana soru sorduğunda. Asistanı kullanmayan hesaplarda bu aktarım gerçekleşmez.
• Kimin anahtarıyla: çağrı, Letux’ın kurumsal API anahtarları ve kurumsal güvenlik sözleşmesi çerçevesinde yapılır.

Aktarımın hukuki dayanağı, KVKK m.9 ve ilgili veri koruma mevzuatına uygun olarak güvenli bulut ve sözleşme taahhütlerine dayanır.

9. Saklama süresi

Veriler işleme amacının gerektirdiği süre ve yasal mevzuattaki zamanaşımı süreleri boyunca saklanır:

• Sipariş, istihkak, prim ve eczane kayıtları: müşteri firmanın sözleşmesi süresince ve sözleşme sona erdikten sonra mali mevzuatın öngördüğü saklama süresi kadar (10 yıl) saklanır, ardından silinir veya anonim hâle getirilir.
• Kullanıcı hesapları: hesabın kapatılmasından sonra yasal zamanaşımı süresince denetlenebilirlik amacıyla saklanır.
• Asistan soru kayıtları: maliyet ve güvenlik takibi için 1 yıl süreyle tutulur ve periyodik olarak temizlenir.
• Yedekler: yedek dosyaları periyodik döngüyle (14-30 gün) saklanır ve döngü sonunda otomatik olarak silinir.

10. Haklarınız (KVKK m.11)

Kanun’un 11. maddesi uyarınca:

1. Kişisel verinizin işlenip işlenmediğini öğrenme
2. İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme
3. İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
4. Yurt içinde/yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme
5. Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme
6. Kanun’daki şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme
7. Düzeltme/silme işlemlerinin aktarılan üçüncü kişilere bildirilmesini isteme
8. Münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonuç ortaya çıkmasına itiraz etme
9. Kanuna aykırı işleme sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme

11. Başvuru

Taleplerinizi [email protected] adresine ya da [email protected] KEP adresine iletebilirsiniz. Başvurular Kanun’un 13. maddesi uyarınca en geç otuz gün içinde sonuçlandırılır.

12. Değişiklikler

Bu metin mevzuat ve sistem güncellemelerine paralel olarak güncellenir ve en güncel hali sitede yayımlanır.